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檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備,采用的符合保密要求的網(wǎng)絡設備和材料,建設***的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng),進行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng),應依據(jù)***有關涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級,明確安全域,按照BMB17的技術要求進行建設。應與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務網(wǎng)實現(xiàn)物理隔離,禁止接入因特網(wǎng)。
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從檔案實體庫提卷后,首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料,然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理,校對檔案目錄、核對電子材料,完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核,確認無誤后,完成檔案裝訂還原,對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程中,各環(huán)節(jié)相互配合,協(xié)同操作,以流水線方式完成信息的采集、審核工作。
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數(shù)字檔案管理軟件是現(xiàn)在大多數(shù)單位、企業(yè)都在使用的一種檔案管理方式,相比其他的方式,它有著非常多的優(yōu)點,比如說它能夠改善檔案的利用方式,提高利用率,一起來看一下吧:
1.一份文件可以以數(shù)字化形式同時提供給多個利用者,實現(xiàn)資源共享;
2.數(shù)字化文件可以通過網(wǎng)絡傳輸,能異地調閱利用,擴大了檔案的利用空間;
3.檔案數(shù)字化以后,將已開放的檔案上傳系統(tǒng),利用者可以隨時使用開放的檔案文件,實現(xiàn)檔案信息資源共享。
4.縮短檢索時間,利用效率有很大的提高。
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